Portfolio projektów bez GitHuba w 2025: jak pokazać umiejętności w pracy biurowej, sprzedaży i HR (i przejść selekcję ATS)

Nie pracujesz w IT i nie masz GitHuba, a rekruterzy i tak oczekują „dowodów umiejętności”. W 2025 roku to już nie jest fanaberia – przy dużej liczbie kandydatów firmy (od centrów usług wspólnych w Krakowie i Wrocławiu, po retail i FMCG w Warszawie) coraz częściej proszą o konkret: przykłady analiz, raportów, usprawnień procesu, materiałów sprzedażowych, efektów kampanii, wdrożeń HR.

Problem? Większość takich „dowodów” to pliki z pracy: wrażliwe dane, poufne informacje, dokumenty wewnętrzne. A jednocześnie CV przechodzi przez ATS (system do selekcji aplikacji), który nie „czuje” kontekstu, tylko skanuje treść, słowa kluczowe i strukturę.

W tym wpisie pokażę Ci, jak zbudować portfolio bez GitHuba – na realnych artefaktach pracy (case studies, procesy, raporty, wyniki) – oraz jak opisać je w CV i załącznikach tak, żeby było czytelne zarówno dla ATS, jak i dla człowieka. Bez lania wody: dostajesz konkretne formaty, przykłady i checklisty.

Dlaczego portfolio „nie-IT” stało się standardem w 2025 (i co ATS ma do tego)

W Polsce w 2025 rekrutacje na role biurowe, sprzedażowe i HR często wyglądają podobnie:

• ogłoszenie na Pracuj.pl (czasem równolegle na LinkedIn),

- filtracja w ATS (w dużych firmach to norma; w mniejszych – coraz częściej),

- krótka selekcja CV,

- dopiero potem rozmowa z managerem.

Jeśli chcesz przeskoczyć etap „kto w ogóle spełnia wymagania”, portfolio działa jak dowód kompetencji i skraca dystans: nie musisz „przekonywać”, tylko pokazujesz.

Co ATS „lubi”:

- proste formaty (PDF tekstowy, DOCX),

- czytelną strukturę (nagłówki, sekcje),

- słowa kluczowe zgodne z ogłoszeniem (np. „Excel: tabele przestawne”, „Salesforce”, „onboarding”, „EB”, „pipeline”, „prospecting”),

- liczby i rezultaty.

Czego ATS nie lubi:

- portfolio jako obrazki bez tekstu (np. skany, zrzuty bez opisów),

- kreatywnych layoutów z Canvy, które zamieniają CV w „grafikę”,

- linków bez kontekstu („Portfolio: kliknij tutaj”).

Wniosek: portfolio ma działać w dwóch trybach naraz:

1) ATS-friendly (żeby przejść filtr),

2) manager-friendly (żeby wygrać rozmowę).

Co może być portfolio w pracy biurowej, sprzedaży i HR (bez łamania poufności)

Portfolio nie musi być zestawem „dzieł”. Ma być zestawem artefaktów pracy, które udowadniają Twoje umiejętności.

Portfolio do pracy biurowej (administracja, operacje, analityka, back office)

Przykłady artefaktów:

- case study usprawnienia procesu (np. skrócenie czasu obsługi zgłoszeń),

- raport cykliczny (np. miesięczny raport KPI – zanonimizowany),

- dashboard (Excel/Power BI – z danymi przykładowymi),

- SOP / instrukcja (procedura dla zespołu),

- mapa procesu (BPMN, schemat w Miro/Lucidchart),

- checklista wdrożeniowa dla nowej osoby.

Co opisujesz jako „dowód”:

- zakres (co było Twoje),

- narzędzia (Excel, Power Query, SharePoint, Jira, ServiceNow),

- rezultat (czas, jakość, błędy, oszczędność).

Portfolio do sprzedaży (B2B/B2C, retail, SaaS, FMCG)

Przykłady artefaktów:

- plan prospectingu i segmentacja (ICP, branże, wielkość firm),

- sekwencje kontaktu (mail + follow-up + call script),

- karta oferty lub prezentacja sprzedażowa (z anonimizacją),

- case study klienta (problem → rozwiązanie → efekt),

- raport pipeline (struktura, etapowanie, forecast – na danych demo),

- analiza utraconych szans i wnioski.

Ważne: w sprzedaży portfolio ma pokazać nie tylko „umieję gadać”, ale:

- proces,

- myślenie liczbami,

- pracę w CRM (np. Salesforce, HubSpot, Pipedrive),

- umiejętność domykania i pracy na lejku.

Portfolio do HR (rekrutacja, HR Ops, L&D, EB)

Przykłady artefaktów:

- opis procesu rekrutacyjnego (od briefu do oferty),

- scorecard / karta oceny kompetencji (szablon),

- plan onboardingu (30/60/90 dni),

- materiały szkoleniowe (agenda + cele + ewaluacja),

- analiza KPI HR (time-to-hire, source of hire, rotacja – na danych przykładowych),

- komunikacja do pracowników (np. intranet/newsletter – bez danych wrażliwych).

W HR portfolio działa świetnie, bo pokazuje, że rozumiesz:

- proces,

- metryki,

- compliance (RODO),

- doświadczenie kandydata i hiring managera.

Jak zbudować portfolio w 2025: 3 formaty, które działają w Polsce (z plusami i minusami)

Nie ma jednego idealnego formatu. Najlepiej sprawdza się układ: „krótki PDF + link do rozszerzenia”.

1) PDF „Portfolio Highlights” (1–3 strony) – najbardziej ATS-friendly

Co to jest: krótki dokument, który możesz dodać jako załącznik na Pracuj.pl albo podlinkować w CV.

Plusy:

- łatwe do przesłania w systemach rekrutacyjnych,

- działa na większości ATS,

- rekruter może szybko przeskanować.

Minusy:

- ograniczona przestrzeń,

- trudniej pokazać „jak”, bardziej „co”.

Jak ma wyglądać (prosty szablon sekcji):

- Tytuł projektu + rola

- Kontekst (1–2 zdania)

- Cel (metryka)

- Działania (3–5 punktów)

- Narzędzia

- Wynik (liczby)

- Link do wersji rozszerzonej (opcjonalnie)

2) Notion / Google Sites / OnePager www – najlepsze dla człowieka (ale wymaga mądrego opisu w CV)

Plusy:

- możesz rozwinąć case studies,

- estetyka i nawigacja,

- łatwo dodać załączniki i wersje.

Minusy:

- część ATS nie „wejdzie” w link,

- niektóre firmy blokują zewnętrzne linki,

- trzeba zadbać o prywatność (publiczny dostęp).

Rekomendacja na polski rynek: jeśli aplikujesz przez NoFluffJobs lub JustJoin.it (często bardziej „digitalowe” firmy), link do portfolio jest częściej klikany. W masowych rekrutacjach przez Pracuj.pl – mniej.

3) Folder „Portfolio” na Google Drive/OneDrive – wygodne, ale ryzykowne

Plusy:

- proste wrzucenie wielu plików (prezentacje, raporty),

- łatwe wersjonowanie.

Minusy:

- rekruter może nie chcieć klikać w folder,

- ryzyko błędnych uprawnień („brak dostępu”),

- wygląda mniej profesjonalnie niż spójny one-pager.

Jeśli wybierasz folder: zrób plik „START_HERE.pdf” z opisem i linkami.

Case study, które przechodzi selekcję: gotowa struktura (dla ATS i managera)

Najczęstszy błąd kandydatów: pokazują „coś”, ale bez kontekstu i bez wyniku. Poniżej struktura, która działa w biurze/sprzedaży/HR.

Struktura 1 strony case study

1) Tytuł (z KPI):

„Usprawnienie raportowania sprzedaży: skrócenie czasu przygotowania z 4h do 45 min”

2) Kontekst (2–3 zdania):

Branża, skala (zespół, liczba klientów), problem biznesowy.

3) Cel (1 zdanie):

„Celem było skrócenie czasu raportowania oraz zmniejszenie liczby błędów.”

4) Moja rola (1–2 zdania):

Co robiłeś/aś samodzielnie, co z innymi.

5) Działania (3–6 punktów):

Konkretne kroki, narzędzia, decyzje.

6) Wynik (liczby + efekt miękki):

Czas, błędy, konwersja, satysfakcja, SLA, time-to-hire.

7) Dowód (załącznik / screen / demo):

Zanonimizowany fragment, szablon, wersja demo.

Jak liczyć wyniki, jeśli „nie masz danych”

W 2025 wiele firm nie pozwala wynosić liczb. Nadal możesz:

- policzyć na bazie danych przykładowych (symulacja procesu),

- pokazać procentową zmianę bez wartości bazowej (np. „-30% czasu”),

- użyć przedziału („ok. 10–15% spadku błędów”),

- opisać rezultat jakościowy + potwierdzenie procesowe („wdrożone jako standard zespołu”).

Jak wpleść portfolio w CV i LinkedIn tak, żeby ATS to „zobaczył”

Portfolio nie zastępuje CV. Ono ma podbić wiarygodność tego, co w CV deklarujesz.

Gdzie umieścić link (żeby nie zginął)

- w nagłówku CV obok maila i telefonu:

„Portfolio: jan-kowalski.pl/portfolio”

- w sekcji „Projekty / Wybrane osiągnięcia”

- w opisie stanowiska (1 linia na końcu):

„Dowód: case study ‘Onboarding 30/60/90’ (link)”

Jak pisać pod ATS: słowa kluczowe + konkret

Zamiast:

- „odpowiedzialność za raportowanie”

Napisz:

- „Automatyzacja raportu KPI w Excel (Power Query, tabele przestawne); skrócenie czasu przygotowania o 70%; wdrożenie instrukcji (SOP) dla zespołu.”

To zdanie:

- zawiera narzędzia,

- ma wynik,

- jest zrozumiałe dla ATS i człowieka,

- naturalnie prowadzi do portfolio.

Załączniki w aplikacjach (Pracuj.pl, formularze firm)

W praktyce 2025:

- część firm pozwala dodać 1–3 załączniki,

- ATS często zapisuje je jako dodatkowe pliki, ale rekruter nie zawsze otwiera wszystkie.

Co warto zrobić:

- CV jako plik nr 1 (zawsze),

- Portfolio Highlights PDF jako plik nr 2,

- opcjonalnie 1 dodatkowy załącznik (np. sample raportu / plan onboardingu), jeśli ogłoszenie tego dotyczy.

Jak nie wpaść na minę: poufność, RODO i „anonimizacja po polsku”

W polskich realiach (i przy RODO) to krytyczne. Portfolio ma budować zaufanie, nie czerwone flagi.

Zasady bezpiecznego portfolio

- usuń nazwy klientów, jeśli nie są publiczne,

- usuń kwoty, numery faktur, marże, stawki,

- zamień dane osobowe na „Kandydat A/B” lub dane fikcyjne,

- nie pokazuj ekranów z systemów firmowych, jeśli widać loginy, nazwy użytkowników, wrażliwe pola,

- jeśli pokazujesz proces – pokaż strukturę, nie treść.

Pro tip (dobrze wygląda w oczach HR)

Dodaj na końcu portfolio krótką notkę:

„Materiały są zanonimizowane; dane liczbowe podane w ujęciu procentowym lub na danych przykładowych.”

To sygnał: „umiem pracować profesjonalnie”.

Apply4Me w praktyce: jak ogarnąć aplikacje, ATS i spójność portfolio (bez chaosu)

Jeśli aplikujesz równolegle na Pracuj.pl, LinkedIn i strony firm (np. Allegro, Żabka, CD PROJEKT, LPP, Rossmann, Santander, PZU – zależnie od branży), bardzo łatwo stracić kontrolę nad tym:

- które CV poszło gdzie,

- jaką wersję portfolio podlinkowałeś/aś,

- czy treść jest spójna ze słowami kluczowymi z ogłoszenia.

Tu przydaje się narzędzie typu Apply4Me, szczególnie przez funkcje nastawione na proces (a nie „ładne CV”):

• tracker aplikacji: widzisz, gdzie aplikowałeś/aś, na jakim etapie jesteś i jakie były wymagania,

- scoring ATS: możesz ocenić dopasowanie CV/portfolio do konkretnego ogłoszenia (czy masz kluczowe frazy i kompetencje),

- wgląd w aplikacje: łatwiej wyłapać, że np. do roli HR Ops wysłałeś/aś portfolio bardziej „rekrutacyjne”,

- aplikacja mobilna: szybkie ogarnianie statusów i notatek po rozmowie (kiedy rekruter dzwoni „między spotkaniami”),

- planowanie ścieżki kariery: przydaje się, gdy portfolio ma wspierać pivot (np. administracja → HR Ops, sprzedaż retail → B2B).

To nie zastąpi treści portfolio, ale pomaga utrzymać spójność i tempo – a w 2025 tempo często wygrywa (najlepsze procesy zamykają się szybko).

Konkretne kroki: zbuduj portfolio w 7 dni (plan minimum)

Poniżej plan, który realnie da się zrobić obok pracy/uczelni.

Dzień 1: Wybierz 3 projekty i przypisz kompetencje

Wybierz:

- 1 projekt „procesowy” (usprawnienie, SOP),

- 1 projekt „liczbowy” (raport, KPI, pipeline),

- 1 projekt „komunikacyjny” (materiał dla klienta/pracowników, szkolenie, prezentacja).

Do każdego dopisz 3–5 umiejętności z ogłoszeń, na które celujesz (np. Excel, CRM, onboarding, stakeholder management).

Dzień 2: Zanonimizuj materiały i zrób wersje demo

- usuń dane wrażliwe,

- podmień liczby na % lub dane przykładowe,

- zrób zrzuty ekranów, ale dodaj do nich opis tekstowy (ATS!).

Dzień 3: Napisz 3 mini case studies (po 1 stronie)

Korzystaj ze struktury: Kontekst → Cel → Rola → Działania → Wynik → Narzędzia.

Dzień 4: Złóż „Portfolio Highlights” (PDF 1–3 strony)

Dodaj:

- krótkie bio (2–3 zdania),

- 3 projekty,

- link do wersji rozszerzonej (jeśli masz).

Dzień 5: Dopasuj CV pod 1–2 typy ról

Zrób dwie wersje CV, jeśli celujesz w różne role (np. „HR Rekrutacja” i „HR Ops”; „Sales B2B” i „Account Management”).

Dzień 6: Uzupełnij LinkedIn i ustaw łatwy link

- w sekcji „Wyróżnione” dodaj portfolio PDF / stronę,

- w „O mnie” dodaj 1 zdanie: „Wybrane case studies: [link]”.

Dzień 7: Test ATS + kontrola procesu aplikacji

- sprawdź, czy CV i PDF dają się skopiować (czy tekst jest tekstem, nie obrazem),

- upewnij się, że link działa na telefonie,

- ustaw tracker aplikacji (np. w Apply4Me), żeby nie zgubić wersji i statusów.

Podsumowanie: portfolio bez GitHuba to przewaga – jeśli jest „dowodowe” i ATS-friendly

W 2025 na polskim rynku pracy portfolio dla ról biurowych, sprzedaży i HR przestało być „miłym dodatkiem”. Jest sposobem, żeby:

- wyróżnić się w masie podobnych CV,

- szybciej zbudować zaufanie,

- przejść selekcję ATS dzięki słowom kluczowym i konkretom,

- ułatwić managerowi decyzję („ta osoba już robiła podobne rzeczy”).

Zacznij od wersji minimum: PDF 1–3 strony + 3 case studies. Potem rozwijaj.

Jeśli chcesz utrzymać porządek w aplikacjach i dopasowaniu dokumentów do ogłoszeń, przetestuj Apply4Me jako wsparcie procesu: tracker aplikacji, scoring ATS, wgląd w wysłane aplikacje, aplikacja mobilna i planowanie ścieżki kariery pomagają zrobić to szybciej i bardziej metodycznie.

Jeśli chcesz, podeślij (bez danych wrażliwych) opis stanowiska, na które aplikujesz, oraz 2–3 zdania o Twoich projektach – zaproponuję Ci gotowe tytuły case studies i słowa kluczowe pod ATS.